Suas reuniões não vão pra frente? Você sempre sai com a impressão de que não resolveu nada? Veja 7 passos simples de como tornar suas reuniões mais eficientes.
1 - Analise a necessidade da reunião Em muitos casos, e-mails ou relatórios geralmente são suficientes para atualizar as informações que seu grupo precisa.
2 - Planejamento da reunião - Definição do objetivo e divisão dos assuntos em tópicos;
- Definição do tempo (em minutos) para cada tópico;
- Reunião produtiva não demora mais do que 60 minutos.
3 - Convocação - Criação da Agenda com os principais dados do participante;
- Convocação dos interessados e que possuem papel fundamental na reunião;
- Importante enviar a pauta para todos, destacando o objetivo da reunião;
- Destacar horário de início e término;
- Um dia antes da reunião, enviar lembrete ou ligar para confirmar.
4 - Estrutura e Abordagem - Crie uma estrutura para sua reunião. Se você expuser qual resultado está buscando, isso irá despertar nos participantes mais interesse e tornar a reunião mais produtiva;
- Certifique-se de que todos os presentes entendem os objetivos a serem alcançados;
- Enfatize o horário de término da reunião.
5 - Assuma a Reunião - Reuniões eficientes são resultado de uma boa liderança;
- Manter-se firme ao assunto também é a chave para manter o roteiro;
- Não esqueça do tempo para cada tópico;
- Não deixe que assuntos pessoais faça parte das discussões;
- Deixe um relógio a mostra e controle o tempo.
6 - Feedback dos participantes - Todos devem ser ouvidos, é responsabilidade do líder da reunião fazer esta condução ser efetiva;
- Evite impor sua opinião constantemente, ouça, pondere e pense bem;
- Evite a tentação de descartar ideias imediatamente – mesmo quando elas parecem ser absurdas;
- Controle o tempo e evite que os participantes desviem do foco principal;
- O Objetivo da reunião é debater ideias, assuntos pessoais ficam de fora.
7 - Plano de Ação - Distribuir as tarefas da reunião e analisar os objetivos;
- Destacar as próximas ações e os envolvidos;
- Dica: Se no final da reunião, não teve nenhuma ação, a reunião foi totalmente improdutiva.
A reunião é uma ferramenta fantástica, se usada corretamente. Além disso, ela é muito cara. Por isso, devemos ter muito cuidado antes de agendar uma reunião! Calcule quanto custa a hora de cada participante (incluindo você) que deseja convocar, some tudo e veja por quanto sairia essa reunião.
